Préparation des offres de service

La réponse aux appels d’offres est une source de stress pour tous. Les délais sont courts, les ressources occupées sur les projets, l’information est disséminée à travers les différents secteurs de l’entreprise et les coûts de production ne sont pas récupérables.

Comment pouvez-vous :

• réduire les coûts de préparation

• assurer une information de haute qualité, à jour et disponible en tout temps

• produire des offres de service d’une grande lisibilité et d’une bonne qualité visuelle.

• éviter le travail sous pression (pour tous les intervenants)

• minimiser les risques d’erreurs

• éviter les heures supplémentaires

• assurer que chaque intervenant utilise les mêmes sources d’information

• éviter le dédoublement des tâches

• prévoir tout ce qui peut être prévu pour faire face à l’imprévu

Il y a des façons de faire, parlons-en.

Les services suivants peuvent être rendus en tout ou en partie. 

Coordination 

• Lecture de l’appel d’offres

• Élaboration d’un plan de rédaction

Suivi 

• Rappel

• Récupération des documents requis

• Corrections des graphiques et images produits par un tiers

• Relecture 

Rédaction 

• Mise en contexte

• Compréhension du mandat

• Équipe de réalisation

Mise en page

• Préparation des documents avant la rédaction

• Mise en page des documents 

• Création du PDF avec signets

Une définition des tâches doit être définie au début du projet et chaque élément peut être de différent niveau.