Réalisations
Intervia est une firme d'ingénierie, certifiée ISO 9001:2015, avec un profil unique d'expertise dans le domaine de la planification et de la gestion de la mobilité ainsi que des communications de projet et des relations avec la communauté.
C’est en étroite collaboration avec l’équipe d’Intervia que nous avons développé plusieurs modèles pour la réalisation de documents internes et externes. De plus, nous entretenons une collaboration soutenue pour la production d’offres de service d’envergure.
Personnellement, j'ai une très grande intolérance à la saisie de la même information plusieurs fois. Outre les risques d’erreur, la correction est souvent ardue. Ainsi, lorsqu’une information est saisie, elle se répète à tous les endroits nécessaires. Dans tous les documents produits, les informations apparaissant dans les pieds de page et les en-têtes sont complétées automatiquement à partir des informations déjà saisies dans le document.
Membre de l’Ordre des évaluateurs agréés, mon client désirait présenter ses analyses de propriétés dans un format agréable et malléable.
L’ensemble des données est saisie dans un fichier Excel et reporté dans un rapport Word. À l’ouverture du modèle Word, on établit une liaison vers le fichier Excel. Toutes les informations du fichier Excel apparaissent dans le rapport Word et il reste à compléter les textes descriptifs. Étant donné qu’il s’agit d’un lien entre les fichiers, toutes les modifications demeurent possibles.
Pour l’esthétique du rapport, les styles et toutes les fonctions de mise en page sont utilisés. Le résultat est un document qui respire, qui s’ajuste en fonction de la prose de l’auteur.
L’intégration des photos se fait en trois clics, les formats sont prédéfinis et ne nécessitent pas d’ajustements.
Suzanne Baril S.O. est sténographe officielle desservant la grande région de Montréal, elle gère une équipe de sténographes, de réviseurs et de correcteurs pour la production de documents juridiques dans le cadre de témoignages ou de procès.
Son équipe travaille avec WordPerfect de Corel à partir de modèles établis. Aussi, lorsque les transcriptions sont terminées, corrigées et approuvées, une version est déposée à la cour.
Le mandat effectué pour Mme Baril s’est inscrit en deux volets. Définir des gabarits respectant les normes juridiques et créer un format présentant une image exacte du document initial, en affichant quatre pages par feuille et en conservant la lisibilité du document.
Alithya est un chef de file en stratégie et en technologies numériques, regroupant 2 000 professionnels hautement qualifiés au Canada, aux États-Unis et en Europe. Notre offre intégrée fait de nous un partenaire de choix en technologies numériques pour concevoir et bâtir des solutions numériques novatrices et efficaces pour répondre aux enjeux d’affaires complexes.
Dans le cadre de cette collaboration, jusqu'à présent, j’ai développé plus de 56 modèles et produit quelque 270 documents à partir de ces modèles dans deux langues incluant les variations géographiques.
L'ensemble des modèles développés a été effectué en collaboration avec les graphistes de l’entreprise afin de bien conserver la signature esthétique.
Faculté des lettres et des sciences humaines
Département d’information et de communication
L’Université Laval est l'une des plus grandes universités au Canada. Elle a été fondée en 1852 à l'initiative du Séminaire de Québec, lui-même fondé en 1663, et constitue ainsi le plus ancien établissement d’enseignement supérieur francophone en Amérique, et la sixième plus ancienne université du Canada.
Dans le cadre de ce mandat, j’ai développé un modèle de notes de cours et de présentations PowerPoint. En collaboration avec la titulaire, nous avons produit les documents de notes de cours et leur présentation destinés aux étudiants en communication. En plus des aspects esthétiques, les mandats incluaient la révision de l’organisation de l’information. De plus, à titre de conférencière, j’ai offert une formation sur l’utilisation du correcteur Antidote.
Intervia
Proposition d'honoraires
Qu’il s’agisse d’un plan de travail, d’une offre de service ou d’une proposition d’honoraires, ces documents requièrent peu de contenu comparativement à la réponse à un appel d’offres. Dans ce type de document, la majorité de l’effort est concentrée sur le calcul des honoraires et l’élaboration des étapes. Dans cette optique, nous avons développé un modèle Excel qui permet d’effectuer l’ensemble des calculs par étape, activité et ressource. Une fois complétés, nous effectuons une fusion avec un fichier Word qui contient les aspects administratifs. Ainsi, aucune double saisie n’est nécessaire, les risques d’erreur de transcription sont infimes et la mise en page est uniforme.
Les curriculum vitae
Dans les entreprises de génie-conseil, le curriculum vitae des ressources est le document par excellence pour faire ressortir la profondeur de l’expertise de la personne concernée comme celle de l’entreprise. À cette fin, nous avons développé un modèle et une méthode de gestion des documents qui permet des changements esthétiques pour tous les documents en même temps. Aussi, pour garantir l’uniformité, l’utilisateur ne peut qu’utiliser les mises en forme proposées. Rapide, simple, efficace, mais surtout uniforme pour des années.
Rapport et offres de service
La réponse à un appel d’offres tout comme la rédaction d’un rapport requiert la participation d’une équipe souvent multidisciplinaire et les délais ne permettent pas toujours la production d’un document dont la lisibilité est maximale. Nous avons développé un modèle qui répond à la charte graphique de l’entreprise, dont l’utilisation est simple, qui minimise la double saisie et qui garantit l’uniformité des documents produits.
Pages de couverture
Étant donné que les offres de service d’envergure requièrent souvent quatre pages de couverture différentes contenant de minimes variations. Nous avons développé un modèle qui permet de créer les quatre pages avec une seule saisie de l’information commune.
Ces pages de couverture sont des jumelles des pages de garde des offres de service et des rapports. Un simple copier coller garantit l'uniformité.
Autres modèles de documents internes
Lettre, note de service, compte-rendu de réunion, ordre du jour, présentation PowerPoint…
Formation
Il est toujours difficile de joindre plusieurs personnes pour une formation technique. Ainsi, nous avons développé des capsules vidéo pour expliquer comment utiliser les modèles. Chaque capsule a une durée de 1 à 6 minutes et est accompagnée d’un avertissement « le visionnement de ces capsules pourrait causer de la somnolence. Nous préférons vous en avertir ».
Alithya
Modèle de présentations PowerPoint. 13 modèles différents : variations esthétiques, raisons sociales, langues et variantes géographiques, formats
Modèle de lettre en format numérique à choix multiples. Les possibilités incluent les adresses des 18 bureaux, les formats de papier européens ou américains, la langue et ses variations géographiques
Modèle et résultat : études de cas
Modèle et résultat : livres blancs
Modèle et résultat : fiches techniques
Modèle de bulletin d'information
Modèles de documents internes : télécopie-Fax, note, ordre du jour, compte-rendu réunion
Suzanne Baril S.O.
Gabarits WordPerfect
Format quatre pages par feuille
Format quatre pages par feuille
Définition de gabarits respectant les normes juridiques et intégrant table des matières et index, listes automatiques d’objections, de pièces et d’engagements, sans double saisie des informations récurrentes. La performance des sténographes ne devant pas être ralentie par des contraintes de mise en page.
De plus, ce format est transférable en document de consultation PDF en intégrant tous les liens et les signets.
Format quatre pages par feuille
Format quatre pages par feuille
Format quatre pages par feuille
À partir des gabarits créés, nous avons élaboré une procédure afin de transposer les documents produits dans un autre format. Ce format devait présenter une image exacte du document initial, mais en affichant quatre pages par feuille et en conservant la lisibilité du document.
Cette procédure a été produite à l’aide de macros commandes et intègre l’utilisation d'un éditeur de PDF.
Le résultat est stable et systématique.
Démonstration de la procédure
Format quatre pages par feuille
Démonstration de la procédure
Conversion d'un fichier WordPerfect en format régulier dans un format de présentation "4 pages sur 1"
Université Laval
Modèle de notes de cours et préparation des documents
Modèle de présentation PowerPoint et préparation des présentations pour les cours
Conférence sur Antidote : présentation du logiciel, exemples, exercices et examen